Kommt dir ein »Eingang (324)« im E-Mail-Postfach auch bekannt vor? Dann können dir die folgenden Tipps helfen, nie mehr Chaos im E-Mail-Postfach vorzufinden.

Alles was du brauchst, sind 6 Ordner. Die ersten zwei werden sehr aktiv genutzt, die nächsten zwei eher passiv und die letzten beiden werden nur gebraucht, um etwas nachzuschauen. Ach ja, die beiden Ordner Eingang und Gesendet gibt es ohnehin in den meisten Fällen bereits per Standard. Am Ende langt es also, die folgenden Ordner anzulegen:

• Eingang
• ToDo
• InProcess
• ToRead
• Archiv
• Gesendet

Eingang

Den Standardordner Eingang hältst du ab jetzt immer auf 0. Ja, wirklich auf 0. Denn er dient in Zukunft lediglich als das, was sein Name beschreibt: hier landen alle E-Mails bevor sie das erste Mal gelesen und anschließend sortiert werden.

Diese Kombination aus kurzem Lesen, um einen Überblick zu bekommen, und anschließendem Verschieben in den passenden Ordner musst du allerdings nicht nach jeder neuen Mail im Eingang wiederholen. Rhythmen zwischen 20 Minuten und 2 Stunden haben sich für mich als praktisch erwiesen – je nachdem an was ich gerade arbeite und wie konzentriert dies passiert.

Checkst du also z. B. zu Beginn des Tages oder in deinem passenden Rhythmus deinen Eingang und er weist neue E-Mails auf, dann tust du folgendes mit jeder E-Mail, bis du wieder bei Eingang (0) bist:

1. E-Mail-Absender und Betreff lesen
2. Falls möglich, direkt verschieben
3. Falls nicht möglich, E-Mail öffnen
4. Erstes überfliegen der Mail, um Ordner zum Verschieben zu identifizieren
5. Falls möglich, in passenden Ordner verschieben
6. Falls nicht möglich, E-Mail genau lesen
7. Anschließend verschieben

Dieses Vorgehen spielt sich nach ein wenig Übung super ein und so langen meistens schon die ersten beiden Schritte, um eine E-Mail richtig einzuordnen. Etwas klarer wird das Gesamtkonzept, wenn du liest, wofür die anderen Ordner stehen und welche Art von E-Mail sie beinhalten sollen.

ToDo

Der Ordner ToDo ist der Ort für alle E-Mails, aus denen sich eine Aufgabe ergibt, die du erledigen willst (oder sollst). Sie können alles von „Bitte sende mir die Unterlagen vom letzten Meeting“ bis zu „Erstellen Sie bitte den Jahresabschluss und drucken ihn für das Finanzamt aus“ enthalten. Eine zeitliche Orientierung lautet: die Aufgaben reichen von 5 Minuten bis hin zu mehreren Tagen und Wochen. Was schneller geht, kann sofort beantwortet oder erledigt werden. Was länger dauert wird sich in seinem Umfang kaum in einer Mail erfassen lassen.

Ein weiterer Tipp ist, dass du pro Aufgabe nur eine zugehörige Mail in diesen Ordner verschiebst. Erinnern dich z. B. zwei Leute an dieselbe offene Aufgabe verschiebe eine Mail in ToDo und die andere direkt ins Archiv.

In diesem Ordner siehst du somit immer, welche offenen Aufgaben du (aus deinen E-Mails abgeleitet) noch hast. So kannst du dir nach dem Sortieren deiner Mails eine sinnvolle Reihenfolge überlegen und die Aufgaben bearbeiten. Sobald du eine davon erledigt hast, verschiebst du auch die entsprechende E-Mail. Zum Erledigen kann natürlich auch gehören eine E-Mail einfach kurz zu beantworten und ggf. Anhänge mitzuschicken.

Ob eine „erledigte“ E-Mail aus ToDo dann in den Ordner InProcess oder den Ordner Archiv kommt, ergibt sich aus der Idee hinter den beiden Ordnern.

InProcess

In den Ordner InProcess kommen alle E-Mails, die zu einer offenen Aufgabe gehören, deren „nächste“ Bearbeitung nicht bei dir liegt. Im Unterschied zu ToDo liegt hier die Handlungspflicht also bei jemand anderen. Z. B. wenn du um die Aufgabe „Grafik der Top 3 Produkte nach Verkauf im letzten Monat“ zu lösen noch die Zahlen von deinem Kollegen brauchst.

Nach diesem Ordner-System wäre die erste Anfrage nach dieser Grafik der Top 3 zunächst in ToDo gelandet, du hättest als erste Reaktion deinen Kollegen per Mail, per Telefon oder persönlich nach den Zahlen gefragt und die Mail dann in InProcess verschoben. So kannst du jederzeit nachvollziehen, dass diese Aufgabe noch offen ist und (vorausgesetzt dein Kollege arbeitet gewissenhaft mit) wieder automatisch zu dir zurückkommt.

Es entsteht eine Übersicht der Aufgaben, die „im Gange“ sind und gerade von jemand anderem (weiter)bearbeitet werden. Sie hat einen weiteren Vorteil: es ist schnell möglich, unter Rückgriff auf den bisherigen E-Mail-Verlauf, bei den Kollegen nachzuhaken. Z. B. wenn der Kollege von den Verkaufszahlen doch nicht gewissenhaft arbeitet und nach 5 Tagen noch keine Auswertung geliefert hat. Eine kurze Erinnerung oder Nachfrage ist schnell getätigt.

Bei den E-Mails aus InProcess ist es meistens so, dass diese von alleine wieder in Form einer E-Mail im Eingang auftauchen (z. B. wenn der Kollege die Zahlen liefert). Dann ergibt sich daraus vermutlich ein neues ToDo und die zur Aufgabe gehörende E-Mails aus InProcess kann in das Archiv verschoben werden. Schließlich weißt du aus der neuen E-Mail in ToDo, dass du wieder an der Reihe bist etwas zu tun.

ToRead

Erhältst du eine E-Mail, die rein informativ ist, dann gehört sie in ToRead. Das typische Beispiel für solche E-Mails sind Newsletter und Rundschreiben. Auch interessante Artikel oder Blog-Beiträge, die dir deine Kollegen senden, sind hier richtig einsortiert.

Es geht im Endeffekt darum einen Ordner zu schaffen, indem du guten Input für einen Zeitpunkt aufbewahrst, zu dem es dir erlaubt ist dich intensiv und konzentriert damit zu befassen. Solche Stunden treten bei mir üblicherweise dann auf, wenn viele Kollegen nicht im Büro sind.

Hast du eine E-Mail aus ToRead bzw. deren verknüpften Inhalt einmal gelesen, so kann die Mail in das Archiv verschoben werden.

Archiv

Wie in einem klassischen Archiv, in dem Archivgut aufbewahrt wird, dient uns dieser Ordner als langfristige Ablage. Falls du dich fragst, ob du nicht spätestens hier viele weitere Ordner für alle möglichen Themen, Kunden und Abteilungen einführen solltest, kann ich dich beruhigen. Die Suchfunktion von moderner E-Mail-Software ist so ausgereift, dass sie alles erfasst.

Egal ob ein Suchbegriff im Absender, im Betreff, im Inhalt der E-Mail oder in ihrem Anhang enthalten ist, du wirst sie wiederfinden. Ich gehe so seit langer Zeit vor und habe bisher noch alles wiedergefunden. Außer natürlich, wenn etwas endgültig gelöscht war. Doch auch dies ist dank heutigen Speicherkapazitäten nicht mehr nötig.

Es hat noch einen weiteren Vorteil alles ins Archiv abzulegen. Es gibt nur einen Ordner, indem es sich befinden kann, wenn es nicht noch in ToDo, InProcess oder ToRead befindet.

Gesendet

Mit Gesendet gibt es noch den sechsten und letzten Ordner, der – ich gebe es zu – eine Ausnahme zur eben aufgestellten Regel über das Archiv darstellt.

Es kann auch vorkommen, dass eine gesuchte Mail in diesem Ordner liegt, da hier automatisch alle von dir gesendeten E-Mails liegen, wenn sie nicht automatisch von deiner E-Mail-Software zu „Gesprächen“ oder „Konversationen“ zusammengefasst werden. Dank modernen Such-Algorithmen ebenfalls kein Problem.

Traust du dich oder weißt du es besser?

Das vorgestellte System mit den 6 Ordnern mag ein radikaler Umstieg sein, es mag am Anfang etwas Gewöhnung brachen oder es mag aufwendig wirken. Für mich lohnt es sich jedoch jeden Tag und ich freue mich häufig über das Gefühl meine E-Mails unter Kontrolle und meine Aufgaben im Blick zu haben.

Es würde mich sehr interessieren, wie du bisher dein E-Mail-Postfach organisiert hast. Wirst du es einmal mit diesem neuen Konzept versuchen? Oder hast du eventuell Zweifel an seiner Effektivität? Lass es mich gerne wissen.